浅谈高校教学和科研档案管理-教育论文__墨水学术,论文发表,发表

所属栏目：教育技术论文范文发布时间：2011-02-25浏览量:220

副标题#e#
　　浅谈高校教学和科研档案管理
　　郭冬萍
　　宁夏大学数学计算机学院宁夏银川750021
　　随着高等教育体制改革的不断深化和办学规模的不断扩大,建立二级学院,实行校院二级管理成为高校发展的必然选择。而二级学院档案是二级学院在教学、科研和管理等各项活动中直接形成对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它们对二级学院乃至整个学校的发展都有着重要的作用和意义。如何加强对二级学院的档案管理,已成为新的科研课题。所以,为了加强二级学院档案管理,进一步提高二级学院档案管理工作标准化、规范化、科学化建设,自己结合参加该项工作的体会,谈一些粗浅的看法。
　　一、二级学院教学和学籍类档案管理类别范围和内容
　　根据《高等学校档案管理办法》和宁夏大学《部门文件归档范围及保管期限表》工作规范的要求,二级学院教学档案的管理范围和内容主要有以下方面。
　　1学籍类档案内容
　　由于二级学院教学、学籍档案不同于一般文献资料,它不是随意或事后编写出来的,而是具体工作中的记录,它有很强的原始性,是最好的凭证和依据,按档案法规定属永久或长期保管,因此二级学院进行的各项教学管理工作都要依赖它们。我们在收集、整理、立卷和归档学籍类档案时特别注意。因为,学籍管理类是教学管理档案资料工作的中心,是档案资料管理工作的重中之重,它应包括对所有在学校接受过教育的学生档案管理。我们将它们大致分为:(1)招生、毕业类有招生简章、专业介绍、招生工作总结、新生名册、代培计划和合同,毕业生就业名册、毕业生工作总结、毕业证学位证书存根及毕业生照片;(2)学籍管理材料类有新生入学前档案、新生登记表、学生学籍名册及成绩册;(3)学籍变更类有学生在校期间的休学、退学、复学、转学、升学、留级名册;⑷学生奖惩类有学生在校期间各种惩罚和各级各类的奖励名册。
　　2教学类档案内容
　　教学类档案内容主要是教学、课程安排等。主要包括:(1)学院下达的教学任务书、教学计划、教学大纲;(2)本院典型教案、重要备课记录;(3)本院自编、主编保存教材;(4)本院自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集;(5)其他有保存价值的自编参考资料(短期保存);(6)教学实习、生产实习、社会调查、社会实践计划、总结及有关资料(短期保存)。教学实习资料主要是指五大原始资料,它们是:①试卷、试卷评分标准;②毕业设计大纲、学生毕业设计;③课程设计大纲、学生课程设计;④实习教学大纲、学生实习报告;⑤实验教学大纲、学生实验报告。
　　二、档案管理中的不足
　　校、院两级管理模式在我校发展的时间不长,二级学院的管理还有待进一步发展和完善,二级学院的档案管理也就不可避免的还存在一些问题。
　　1、教学档案管理中的不足
　　当前，高校人才培养工作评估和教学档案管理之间存在着不少问题，具体表现为以下几个方面：
　　（一）二级学院教学档案管理制度的缺失。因为二级学院的教学档案管理工作起步较晚，制度还不健全，教学档案管理没有一套的完整的制度来保证。没有配备专职档案管理人员，通常由行政秘书、教学秘书兼任，并且更换频繁，没有受过专业知识、专业技能的培训。而且，目前二级学院的兼职档案管理员，本身肩负着繁杂的日常事务，同时对档案管理的基本原则、方法不甚熟悉，对教学档案的工作的任务不甚明确，以至于教学档案的收集、整理不及时。建立和健全教学档案的归档制度,是做好教学档案管理工作的基础。由于各学院重点考虑的是学科专业建设与师资队伍建设,重点投入放在改善教学条件和提高教学质量上,对教学档案管理没有高度重视,也没有制定相应的规章制度,档案材料存在不全的现象,具体负责教学档案的工作人员缺乏相应的专业业务体系指导和管理规章的约束。系级教学档案应如何保存?哪些文件材#p#副标题#e#料由系里保存?哪些应交由教务处或学校档案部门保存?应如何整理文件材料?没有统一管理要求。
　　（二）教学档案材料不齐全。教学档案产生于教学、教辅单位，一般情况下校、院级领导往往只专注于教学中心工作，而对于从中形成的教学档案材料没有足够的重视，而且教学档案没有专职人员保管，以至于相当一部分教学档案散存于部门、个人手中或者没有及时收集整理，从而导致教学材料不齐全、不完整。
　　（三）档案意识淡薄。系级档案管理是一种事后行为,很容易被人们忽视。系级档案涉及教学、学生等多种资料,绝大部分来源于教学一线的教师和学生。一方面,一些教师认为教学科研成果、文件材料等是个人的心血,没有必要交给系上保存、归档;另一方面,学生的材料又分散在不同的部门,有的存放在学工部,有的存放在教务处,有的存放在招生就业处,有的分散在各院系中,这样就造成了教学档案收集不够完整,归档质量不高,一些在教学过程中形成的有价值的文献资料丢失,难以发挥教学档案应有的作用。但是恰恰这些材料才是最能体现学校的教学改革情况，由于教师没有积极主动及时地归纳，即便后来按照要求归档了，那也是管理人员在再三催促下完成的，在应付、突击、草率的心态下完成的教学档案材料很有可能是不齐全、不完整甚至质量不高的。
　　（四）教学档案缺乏科学性、系统性和完整性。随着学院办学层次的提高,办学规模的扩大,教学档案的规模也在不断扩大,工作量增加了但教学秘书队伍的编制却没有增加,大多数还是一个人干。教学秘书往往兼职教学档案员,由于工作量大,工作繁琐,因而难以全身心投入到档案管理工作中。由于无专人管理,无固定保管场所,大量的原始教学资料处于没有规范整理、零散而不成体系的自然状态。具体表现在该收集的材料没有收集,或者是只重视红头文件的收集,而不重视各部门、系在运行过程中自己所形成的具有保存价值的,原始的、真实的文件材料,致使教学档案杂乱而无体系性,残缺而无完整性,有些材料缺乏可靠性,严重影响了档案的质量。
　　（五）档案管理手段落后。不少档案管理人员缺乏档案管理专业知识,计算机管理的应用能力较弱,办公自动化、管理科学化水平较低,对教学档案的管理还是以传统的管理方式为主,这在很大程度上影响了系级档案管理的效率
　　2、科研档案管理中的不足
　　科技档案质量的好与不好，首先取决于原始档案材料。科技档案原始材料是一切科技、生产活动及其成果的记录，是为科技生产活动的客观需要而有目的地编制和形成的，它是科技活动的前身。科技档案是由科技文件材料转化而来的。因此，科技文件材料的状况，对科技档案的质量有着及其重要的影响。
　　然而目前科研项目归档材料不全、质量不高的问题尤为突出。主要表现在：第一，对科研项目档案工作的重要性认识不足。有些研究人员重视科研过程、成果的形成及由此带来的现实需要，而轻视科研项目档案的归档工作。第二，科研人员对科研成果倍加珍爱，为方便今后深入研究查考之需，或对自己的成果能否得到有效保护存在疑虑，部分科研人员不愿将科研材料归档。第三，一部分科研人员将科研成果视为个人财富，忽视了该成果中集体劳动的作用，人为地封锁关键性科研材料，以致造成科研材料归档不全或缺少核心材料，使归档的科研档案质量不高。
　　三、改进二级学院教学和科研档案管理的具体措施
　　（一）建立健全二级学院档案管理方法和制度。根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体法》等规范性文件的规定，结合学院教学的实际，从管理人员、档案内容、档案管理方法以及软硬件设施等方面入手，制定并不断完善《二级学院档案管理制度》。
　　（二）提高教学档案管理人员专业素质。由于教学档案管理专业性较强，教学管理信息#p#副标题#e#的多样化，需要培养档案人员的专业知识和组织能力，使他们有敏锐的职业嗅觉、较强的档案价值鉴定能力和管理技术。要保证教学档案管理工作的质量，各级领导应创造条件，使用“请进来”、“送出去”的策略，组织他们学习档案管理基础理论和有关政策条例，提高理论水平和管理能力，掌握相关的现代化管理的理论、技术和方法，以更好地做好教学档案的管理工作。
　　（三）领导重视，加大宣传，强化全员档案意识高职院校人才培养工作评估的开展，使我们充分认识到档案工作的重要性，高校的领导、内部各单位及教学一线的教师，都要树立档案意识。同时，建立奖惩机制。将教学材料的归档工作同教师的年终考核及职务晋升、职称评聘、奖励等挂钩，从而增强教师的责任感和归档的积极性。
　　（四）加快教学档案的开发、利用和服务工作教学档案收集归档是手段，提供利用才是最终目的。教学档案完整收集、系统成卷、归档收藏，仅是一种信息资源的储存。档案的生命在于它的可利用性，不积极的开展档案信息资源的开发利用工作，档案也就失去了它本身的价值。因此档案管理人员在工作中需要树立超前意识并用科学的发展观，了解学校的中心工作和主要任务，摸清档案需求的动向，把握档案材料利用者的需求，了解光大利用者的心态及利用者对档案效果和对档案工作的评价，不断总结二级学院教学档案利用的特点、规律，才能不断提高二级学院教学档案管理的水平，最终为高职院校人才培养评估工作服务。
　　（五）目前部分研究所科技档案检索手段落后，长期以来科技档案管理一直停留在传统手工实体管理阶段，检索时费时费力，查找效率低。不符合现代化的科研档案管理模式。笔者以为较实际的做法：一是科学完善地建立多种检索工具，最大限度地揭示科技档案信息资源。科研档案的检索工具编制越完善、越科学，科研人员查询档案时间就越短，查全率、查准率就越高，就能更好地服务于科研工作。二是适当开展科研档案的编研工作。可以根据客观实际需要，利用科研档案实体，就某一专题进行系统的较深层次的加工，用新的体例和语言汇编成相对集中、系统的信息资源，把静态的档案汇编成动态的活信息。