城建部门声像档案集中管理的难点及对策__墨水学术,论文发表,发表

所属栏目：计算机信息管理论文范文发布时间：2011-02-25浏览量:173

副标题#e#
　　城建部门声像档案集中管理的难点及对策
　　王鑫
　　洛阳市住房与城乡建设委员会河南洛阳471000
　　摘要：声像档案是城建档案的重要组成部分。如何认识声像档案集中管理的重要性并找到声像档案集中管理的难点和对策，对于维护一个城市一个地区的历史原貌具有深远的现实意义和历史意义。
　　关键词城建部门声像档案集中管理问题对策
　　城建部门的声像档案是其在业务活动中形成的，以摄录为手段，以感光胶片和磁性材料为载体的档案。由于声像档案具有客观、真实、形象、生动等特点，它在记录和反映各项工作和活动时，具有一般以文字为记录手段、以纸张为载体的档案所不能替代的独特作用，在城建工作和活动中尤为如此。一个城市的变化、变迁是不断发展着的，是动态的，如果用声像档案记录来表现，它对人们的影响力、感染力、作用力将是巨大的。因此做好它的收集工作，将是我们留给后人的一笔巨大财富。然而，目前我们不少城建档案部门还没有认识到这项工作的重要性，使得这项工作的开展一直较为滞后，收集的声像档案数量少之又少，不仅直接影响到城建档案部门的基础工作，影响到档案的齐全完整，而且还影响到档案的提供利用和作用的发挥。
　　一、城市建设声像档案集中管理的难点及存在问题
　　１?拍摄难。一方面，表现在对城市建设原貌拍摄上难以控制。据了解，不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面，表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。导致拍摄内容不齐全完整的原因：一是工作人员兼职较多，没精力去做；二是领导没有把拍摄工作纳入整体计划，没办法去做；三是对城市原貌的拍摄范围把握不准，什么位置的、多大规模设施的需要拍摄保存，搞不清楚；四是拍摄人员或是由于技术水平不高，责任心不强，或是因为计划性不周，对整个情况不了解，失掉了许多拍摄机会；五是由于经费有限，没资金拍摄。一些单位面对老化的设备，或因资金困难，无力更换，或因控办限制，无法购买，使得形态各异的高大建筑物和与之衬托的环境背景无法用陈旧的设备反映出来，直接影响了此项工作的开展。
　　２?收集难。主要是多部门拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时，连同自己拍摄的工作照片也一同卷走，还说这属于个人知识产权。另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，这部分档案正受到不同程度的损坏。
　　３?管理难。一方面，体现在保管上的分散性，另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于老照片的底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞。问题的症结找到了，关键的一点就是如何采取有效措施，解决好这一问题。
　　二、解决集中管理难的对策
　　上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项#p#副标题#e#工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：
　　１?执法建制守规范。
　　收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《中华人民共和国档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。第一，各有关部门要认真宣传贯彻《中华人民共和国档案法》，依法办事。对那些不按规定要求收集、移交声像档案的部门和个人，要给以严格的处罚。第二做好声像档案的收集工作还需要把声像档案移交工作纳入到相关部门和人员的目标考核、达标升级、评先选优、职称评定等工作中去，通过建立激励机制来考核他们工作的业绩、业务熟练程度责任心的大小，从而调动他们的工作积极性。
　　２?领导重视是关键。
　　解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。声像档案的特殊作用在城市建设工作和活动中显得尤为重要，是任何一种载体的档案所不能比拟的。它通过静止或生动的画面、声音再现一个城市的历史原貌以及日新月异的变化，会给人们省下一个美好的对比和回忆。可见城建声像档案在形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程中，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。一方面保证各门类档案的齐全完整，更好地提供利用，另一方面也给国家积累档案打下一个良好的基础。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。
　　３?人、财、物是条件。
　　要想从根本上解决声像档案收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。
　　４?前控工作是手段。
　　声像档案收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。另外，还应做好声像档案收集前必要的登记和鉴定工作。如，凡为工作照相的，照后都要将照片和底片一并交由档案室统一保管。否则，不予报销。
　　５?部门配合共同管。
　　作为城建部门，尤其是业务部门或宣传部门平时注意在一个工程开始或一个项目改造之前，拍摄、留存大量声像的、为日后的整理归档积累档案。作为城建部门档案室来说，一方面要增强声像档案意识，建立切实可靠的声像档案收集、整理、保管、移交制度，每年都要按整理要求和其他门类的归档工作结合一并进行。另一方面，做好业务部门声像档案的业务指导工作，要教会他们如何发现、形成、积累、整理、移交声像档案，要让他们充分认识到做好城建部门声像档案#p#副标题#e#工作的重要意义，从自身做起，从源头做起，为接收工作打下良好的基础。在建有城建档案馆的城市，在接收档案的过程中，如发现缺少声像档案，应及时向基层档案室甚至业务部门提出，并尽快采取相应的措施。如果问题严重，还可直接向行政管理部门反映和提出意见。另外，还要建议档案工作主管部门与政府有关城市建设项目审批部门及管理部门加强联系，通报情况，联合拟制有关文件，齐抓共管，以保证本区域内城建声像档案管理工作的顺利开展，为保留一个地区的原貌和各项新建工程全貌，提供珍贵翔实的照片、录像档案资料作出努力。随着不断发展的城市建设进程，反映城市建设情况和原始面貌的照片、录像等不同载体的档案将会越来越多，如不及时解决这部分档案在收集和管理上面临的问题，势必会严重影响新时期档案工作的开展。因此，必须引起各级领导、档案管理部门和有关人员的高度重视。