论如何做好建设项目档案管理__墨水学术,论文发表,发表论文,职称

所属栏目：计算机信息管理论文范文发布时间：2011-02-25浏览量:181

副标题#e#内容摘要：工程档案是工程建设过程和建设成果的真实记录，是工程验收、使用及维护、改建、扩建的重要依据,也是落实项目工程质量责任制的重要凭证。健全制度，领导重视，是做好建设项目档案管理工作的基础和关键，采用技术及经济手段，严把重点建设项目档案材料质量关，提高档案人员的业务水平和责任心，是搞好重点建设项目档案管理工作的保证。
关键词：工程项目管理    领导重视    技术经济手段  质量控制    业务水平   责任心
 
随着公路建设规模的扩大，技术难度相应越来越大，施工工艺越来越复杂，标准要求越来越高，对工程资料的收集整理提出了更高的要求。工程档案是工程建设过程和建设成果的真实记录，是工程验收、使用及维护、改建、扩建的重要依据,也是落实项目工程质量责任制的重要凭证。目前各施工单位存在的普遍情况是重视施工进度和施工质量，忽视工程资料的收集整理，项目部大多数质量管理人员身兼多职，质量资料的准确性、规范性难以保障，也不能与竣工验收同步进行，不满足工程竣工验收备案要求。另外，建设项目建设周期长，投资额大，参建单位多，所以档案的形成也就相应具有渠道多、环节多、数量多等特点。因此做好建设项目档案管理工作是一项集艰苦性、复杂性、烦琐性于一体的工作。
一、健全制度，领导重视，是做好建设项目档案管理工作的基础和关键。
重点建设项目施工单位多，对档案管理的要求不尽统一，所以只有按照上级部门的有关规定，制定统一的管理制度，才能使重点建设项目档案管理工作有法可依。我们要从国家发布的有关档案的法律法规入手，加强对这些规章制度的宣传，自上而下，增强企业的全员档案意识。档案人员应深入一线，指导项目部的档案人员平时的档案工作。针对施工企业点多分散的特点，加强组织对企业档案人员的档案业务培训。企业领导人要从人力、物力、财力各方面全力支持企业的档案工作。对档案实际统一领导，分级管理，建立公司的档案网络体系，成立综合档案室，设立专业档案员和项目部的兼职档案员，持证上岗，由兼职档案员负责平时项目的文件资料收集工作。
以本单位为例，为了加强对重点建设项目竣工档案专项验收和管理和监督，规范竣工验收工作。根据实省档案局的《省建设项目竣工验收管理办法》，制定关出台了适应本单位实际的《公路工程竣工文件编制办法》——此办法中明确了工程准备、勘测、设计、施工、竣工验收等各阶段应该积累收集的文件、图纸。以之确保档案资料的管理与工程建设同步进行。为加强机械设备技术资料的管理，特制定了《设备开箱制度》——此制度中明确规定：凡设备到货开箱，必须有档案人员参加。所有随设备文件由档案人员取回存档，使用部门需到档案部门办理相关手续进行复制和查借阅。以之确保设备档案的完整、准确、系统、安全和及时归档，避免了设备随机文件丢失、散乱现象的发生。
任何一项工作，没有领导的重视和强有力的支持，是很难做好的，重点建设项目的档案管理工作也是样。因此，作为档案人员，在日常工作中要经常通过各种方式向领导宣传档案工作的重要性和相关的法规、条例，使档案工作是一项缺之不可的重要工作的思想注入领导心中，使领导成为做好档案工作的坚强后盾。例如，某些单位领导非常重视档案工作，在重点工程立项之初，就成立了重点工程档案管理领导小组，明确了分管档案工作的领导，在单位领导的支持和授权下，档案人员及时组织本单位和施工单位相关人员学习有关档案法规。另外，单位领导还将重点建设项目档案管理工作纳入相关领导、科室和人员的经济责任制进行考核，使各项制度落到实处。项目部应将质量保证资料的编制纳入项目日常#p#副标题#e#管理工作之中，建立文件编制及管理领导责任制，明确一位分管领导并建立相应的管理机构和管理网络，配备专职的技术人员或档案人员负责质量资料的编制工作，确保文件的真实、完整、准确和系统，质量符合归档要求。编制人员要保持相对稳定。资料编制工作要与工程建设同步进行，以保证资料的真实、准确。
由于领导的大力支持，重点建设项目档案管理工作在“有法可依”的前提下，又做到了“有法必依”。 
二、采用技术及经济手段，严把重点建设项目档案资料质量关。
对工程档案材料质量的控制是确保重点建设项目档案具有完整性、真实性、可靠性和可利用性的前提。相信每个单位都发生过类似的事情：项目工程已经交工，施工单位把档案材料集中起来，不管整理规范与否，向建设单位一交了事。等到建设单位在实际应用中发现某些材料不全，甚至有误时，该施工单位已杳无踪影。这样的例子举不胜数，实在不是个别现象。针对这些问题，我们试行经济手段进行控制。专门起草下发了《公路工程竣工文件编制办法》补充规定。此规定明确指出：工程交工验收后三个月内，施工单位项目经理必须向公司档案部门移交完整、准确、系统的档案，经档案人员审查合格后，出具《档案移交清册》，并将列为目标责任书，作为项目经理的考核内容。否则，由于档案资料不完整，无法及时移交归档，项目经理无法兑现目标考核，还要受一定经济处罚。这一规定的实施，彻底改变了公司档案部门对工程档案管理的被动局面，以往是追着项目经理要档案，现在是项目经理主动咨询如何整理并移交档案。 
做好重点建设项目档案工作，除了加强对人员的管理外，还要加强工程档案资料的质量管理，主要做好以下三个方面：一、建立健全施工质量管理文件二、做好施工文件收集和归档工作三、做好施工质量照片、录音、录像（光盘）资料归档工作。
1、建立健全施工质量管理文件。项目进场之初，项目部应根据本项目的特点，结合公司有关管理制度，选择和补充各种质量管理和办法，保证公司的质量管理体系得到有效贯彻。对于项目质量管理活动的施工记录、检验、试验等质量保证资料实行标准化管理，并对所用的涉及人员进行交底，确保所有工序能正确记录，及时形成资料。质理管理部门负责有关项目进场之初，质量管理部门负责有关质量方面的法律、法规、规范、标准的识别和有效性控制，根据公司工程管理部门提供的现行技术规范一览表、法律法规清单、交通部和交通厅文件、公司质量管理制度，编制项目部的质量管理文件清单，以便指导项目施工。项目部可根据文件的修订或发布情况适时更新。根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002交通部《公路工程竣工验收办法》(交通部令2004年第3号)《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》390号) 制定了《公司质量、环境、职业健康安全记录表》等相关文件，使得公司的质量资料达到编制统一、格式规范、内容准确完整等要求，为项目的质量控制、工程竣工决算、交竣工验收创造有利的条件。 

2、做好施工文件的质量控制。档案、资料人员、项目经理、监理工程师等都各司其责，档案人员从档案的角度进行把关，其他方是从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁，应承担比档案人员更大的责任，不但要从档案的角度把关，还要从工程的角度把关。因此项目资料员最清楚项目共包含哪些的内容（图纸），现场人员则更清楚施工单位提交的这些内容是否符合实际。，项目资料员要认真贯彻工程档案管理工作的“三纳入”(即纳入工程施工程序、计划管理和有关人员的岗位职责) 和工程项目竣工文件的收集、整理、归档及移交的“三同步”(即布置施工任务与布置工程档案编制同步;工程施工进展与工程档案形成积累同步;工程#p#副标题#e#验收交接与工程档案交接同步) ,保证项目施工过程中文件的形成、积累、整理、归档有法可依,有章可循,职责明晰。工程项目竣工验收报告、质量鉴定书、评优资料、业主对施工队伍的安全、质量评价等直接反映企业的施工质量、技术水平和施工实力的重要档案，要及时归档。但由于多种原因，有些工程完工后，不能及时进行验收移交，工程评优也要在工程竣工很长一段时间后才有结果企业档案往往不能第一时间掌握这部分信息。因此，项目经理按建设单位要求提交竣工资料的同时，要责成技术人员及时将最这部分重要的资料归档，档案部门也应注意跟踪这部分文件资料，及时收齐归档，以保证工程档案的完整必和系统性。
3、做好施工质量照片、录音、录像（光盘）资料的归档工作。工程照片及音、录像（光盘）资料是工程档案的重要组织部分，对工程形象的、直观的反映，直接体现了所做工程的面貌，工程完后，项目部应及时将工程全貌及重构造物照片资料收集齐全，形成一套完整的技术档案资料交档案部门。档案部门对上缴的文件材料要进行认真的审查、鉴定，归档文件材料必须有出处，有形成日期、责任者、有关技术负责人的签字，如发现手续不全或缺项，要通过各种途径找到责任者及时补办或补充，为今后的档案利用做好准备工作。
三、提高档案人员的业务水平和责任心，是搞好重点建设项目档案管理工作的保证。
各施工及工程管理单位，大多不重视档案资料工作，一些施工单位无资料员，有资料人员的单位也往往将资料员按最低的待遇，在一定程度上打击了人员的积极性。对项目管理单位而言，一方面，在施工阶段，需要和着现场紧张的节拍而忙着资料的验收，同时需兼顾归档的要求和为归档而准备，另一方面，在工程完工后，又要忙着交工资料的编制和审核，无休无止，成了整个项目阶段最饱和和繁忙的岗位，而资料岗位却是唯一的一个享受“二线”待遇的技术岗位（甚至低于招标和计划人员），因而，存在责任心不强、人心不稳的情况，一些资料员干脆就装聋作哑，不认真把关就直接移交档案馆，等档案馆发现问题再来解决。 
作为档案工作者，要适应新形势的需要，不断加强档案业务知识学习和政治理论的修养，熟练掌握重点建设项目档案工作的有关规定、办法和业务标准。另外，重点建设项目档案工作任务重，涉及面广，情况复杂，这就要求我们档案工作者不但要有业务知识，而且还要有良好的敬业精神，要不怕吃苦，乐于奉献，爱岗敬业，以强烈的事业心、责任感，经常深入施工一线，进行调查研究，对发现的问题及时向领导汇报，尽快给予解决，用档案工作者的智慧和汗水保证重点建设项目档案管理工作的圆满完成。项目部应经常组织法律、法规、规范、标准、条文的理论学习，进行经验交流。加强工程技术资料人员的培训力度，工程技术资料人员应掌握行业相关的法律、法规、标准条文，不断提高自身业务水平，将技术资料工作做细、做好。
工程技术档案是施工企业的宝贵财富，是企业的无形资料产，其管理能力反映企业的综合管理水平。企业各级领导应充分认识企业档案管理的重要性，提高档案管理人员的素质。将档案意识灌输给每一位参与者，在规范管理和完善制度的同时，理解工程档案管理工作，正确对待工程档案工作，使工程项目中每个工作人员发挥最大的优势，尽职尽责地完成工程项目档案，规范的档案自然就水到渠成。