浅谈水利事业档案采用电子文件归档管理__墨水学术,论文发表,发表

所属栏目：计算机信息管理论文范文发布时间：2011-02-25浏览量:124

副标题#e# 提  要  本文阐述了水利档案采用电子文件归档管理改革的必要性，对电子文件的认识、管理及电子化的进程进行了归纳与探讨，并针对水利档案管理的划定，归档提出了一些思路。
关键词  水利档案  电子文件  数据库    归档
随着我国社会主义计划经济体制转变为社会主义市场经济，并不断巩固和完善、办公自动化日益普及以及政府机构改革、政治体制改革的深入，原有的机关档案工作体制和办法逐渐显现出其不合时宜的方面，如：反映本机关归档范围条文表述可操作性不强，新型裁体档案的归档范围不明确，保存期限等等问题。机关档案工作改革势在必行。
    一、对电子文件的认识
    电子文件，在信息技术领域是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形成的记录。
    近来在水利事业发展迅猛时期，加强水利事业档案包括水土保持、水政管理、防洪抗旱的信息、图表、资料等文件载体都将步人电子文件管理行列之中，它们都是形成全过程活动的记录。有参考利用价值，给我们带来了在管理概念、管理形式、管理方法上的挑战，使得档案部门不能不重视，并尽早介入电子文件的管理，以适应信息时代的要求，跟上社会发展的步伐。
    二、对电子文件的归档管理
    1．集中统一管理归档电子文件
    按照档案集中统一管理的原则，归档电子文件从一开始就应当明确由档案部门统一管理。其理由是，归档电子文件管理虽然具有很强的技术性，但更具有一般档案管理的共性。搞好这项管理首先不是技术问题，而是方法问题。由档案部门统一管理有以下优越性：一是有利于从档案专业的视角出发，对本单位各类归档电子文件的管理进行统筹规划，并将其纳入规范化、专业化的轨道；二是有利于对电子文件的档案价值进行准确鉴别，统一进行档案电子文件的收集、存储、保管、保护，确保归档电子文件的安全；三是有利于对归档电子文件的科学整理，建立归档电子文件之间，以及归档电子文件和其它载体之间的自然联系，进行统一规范的著录标引，以利于档案的系统化查找利用。
    2．全面划定归档电子文件的归档范围
    由于电子文件格式的多样性、形成的复杂性和内容的广泛性，正确全面的划定文件的归档范围，是当前确保归档电子文件完整齐全的关键。我们可以从以下几方面划定归档范围：
    ①按文件类型分，包括字(表)处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及计算机程序类文件八大类。
    ②按文件的功能分，包括主文件和工具类、辅助类文件。
    ③按文件的形成过程分，包括草稿类、定稿类文件，定稿还可能有若干版本，当前主要是将最后的定稿文件和重要的修改版本归档。
    3．把好归档电子文件的质量检验关
    针对电子文件的性质，在电子文件归档时要明确把好以下三关：①入口关，即在档案部门接收电子文件时要检验每个文件能否被正常读取、打开和运行；有无被感染计算机病毒；内容是否完整，归档的电子文件和纸介文件内容是否一致等。②利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏或感染病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，并采取措施修复被损坏的文件。③定期检查关，即对归档后的电子文件建立定期检验的制度。数据类电子文件检验能否被#p#副标题#e#正常阅读，程序类电子文件检验能否被正常运行。
    4．做好电子文件载体的保护
    由于我们对电子文件的归档基本上是以脱机方式进行，所以做好电子文件载体的保护显得尤为重要。目前电子文件主要载体为软盘、磁带、光盘，但由于它们具有不同的物理性质，因此对它们的保护方法也有区别。空气相对湿度控制在40--50％，温度控制在14—24度；并将软盘经常置于写保护状态。不管是什么载体，定期复制是当前延长档案电子文件的有效措施，一般软盘、磁带每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体和原载体同样编号保存。
    总之，电子信息时代对我们档案工作提出了新的要求，电子文件最终将取代纸质文件，电子文件及其归档管理也已经引起了档案界的重视，相信我们档案作者能够迎接信息时代的挑战，跟上信息浪潮。
    三、加快水利事业档案管理电子化进程
    1．转变观念，提高认识
    提高领导认识，转变思想观念是关键，要通过各种途径加强宣传，让大家体会到现代化对档案管理的重要意义，使之积极主动地关心支持这项工作，创造良好条件，促进档案管理电子化建设，认清现代化科技发展前景，把握档案面临的机遇，增强紧迫感和使命感。
    2．统筹规划，逐步实施
    为维护和促进水利事业可持续发展，有必要形成一套独具特色而又行之有效的档案管理模式。必须加强宏观上统一管理，实行统一领导，建议成立水利档案电子化管理工作，统一规划和协调该项工作，负责制定推行各种标准，水利部门要根据自身技术设备、个员、经费、档案工作基础和应用环境，确定电子化管理的总体目标、应用水平、范围和规模、合理制度  实施步骤，从实际出发，先易后难，循序渐进，逐步建设，决不能脱离本单位实际需要，肓目建设，急功近利：一味追求“一步到位”，同时认识到，电子化建设决 不仅仅是添置硬件设备，对一些应用支撑软件，也须结合水利事业实际进行二次开发。
3．  坚持标准，加快电子文件网格和数据建设  
电子文件和数据库是水利档案管理电子化建设的核心，坚持标准化和数据共享原则，对其进行规范化的收集、加工、储存和检索。实现档案电子化管理还须考虑网络化问题，这才能真正实现水利档案资源共享。
    4．加强培训，提高档案干部素质
    档案管理电子化建设的加强、现代科技的普及和应用，必须对档案人员素质提出更高要求，不然，要实现档案管理电子化是不可能的，当务之急是对现有档案人员普及现代化技术及计算机知识教育，除普及微机操作和录入知识外，还应进行计算机操作系统、网络技术、数据库、机编、标引等培训，使大家既懂得档
案业务知识，又掌握计算机技术。此外要注重选配一些系统学现代化专业知识，特别是计算机应用技术的主门人才，使档案人员结构由单一型向复合型发展，建立一支知识结构合理的专业队伍，加快水利事业档案管理电子化建设进程