围绕在建工程 强化工程技术档案__墨水学术,论文发表,发表论文,职

所属栏目：计算机信息管理论文范文发布时间：2011-02-25浏览量:149

副标题#e#摘要：工程技术档案是企业技术创新和管理创新的基础，针对当前工程技术档案中存在的管理水平下滑、人员素质不高等问题提出了相应对策。
　　关键词：在建工程;技术档案
　　企业档案是企业内外部信息的载体和归缩，尤其是工程技术档案更是企业技术创新和管理创新的基础。本文就如何以在建工程为重点，全面搞好工程技术档案管理工作谈点意见和建议。
　　一、当前工程技术档案工作存在的问题
　　1、企业领导思想上存在某些模糊认识。现阶段国家对档案管理评比、达标、升级活动暂停，行政主管部门硬性干预减少，由此认为档案管理工作无关紧要；目前企业推行ISO9000标准质量体系认证，其中有文件和资料控制的要素或过程，于是认为ISO9000标准认证可以包容全部的技术档案管理。基于这些思想和认识，有的企业档案管理机构被撤消或合并，人员裁减或分流，档案管理职能削弱或很少有人过问，正常的业务工作系统地开展起来比较困难。
　　2、管理网络不健全。一是企业按行政、经营、施工生产技术、科研、基本建设、财会、人事、仪器设备等形成综合性档案管理，而是片面追求经济效益，重经营、财会档案，轻施工技术、安全档案管理者屡见不鲜，造成工程技术档案管理上无统管部门、下无对口管理人员的局面；二是未针对铁路施工企业分散、流动、线长、面广的特点实行动态管理。作为企业的决策层，只要求基层施工单位能向建设单位交工验收，向公司上交利润就行了，而不管技术文件资料如何管理，以致出现以利代管，以包代管的情况，致使工程技术档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发等六大功能严重失控；三是有些企业虽然经过ISO9000标准认证，实施文件和资料控制程序，但是缺乏施工技术管理、技术进步工作管理等详细的文件支持，使施工技术档案管理无有效的文件化的企业法规可循。
　　3、管理水平滑坡：
　　首先是无约束机制。90年代初，档案管理都分别达到国家级或省、部级的一、二级管理水平。但是，经过转轨改制后，企业在无外来压力的情况下，普遍未建立自我约束机制，大多存在管理松、散、懒、软的现象，只要能应付交工验收就算大功告成。
　　其次由于管理网络不畅通，各子、分公司、项目部各自为政，各行其事，致使技术文件、资料、记录与工程失去同步，图纸资料残缺不全，质量记录不够完善，各类报告签证不齐，资料散落在少数技术或质检人员手中，尤其是分承包方的资料严重失控；即使由各子、分公司或项目部收集起来的资料、记录，其保管也缺乏适宜的条件和措施，使技术资料流失、泄密、损坏的情况时有发生。
　　第三技术档案管理人员溃乏，某些临时的兼职管理人员素质令人堪忧；基层施工单位的资料员虽然经过岗前培训，实施了文件和资料控制程序，但所能控制的充其量是与质量管理或与交工验收相关的局部文件和资料。由于没有经过档案管理的系统性培训，缺乏对档案的分类、范围、立卷、编目、排列、鉴定、保管、利用等全面的知识和实践经验。加之管理方法落后，没有充分利用微机进行编目、检索、统计和开发等辅助管理。
　　二、解决问题的对策
　　一提高认识，转变观念。企业各级领导要适应新的经济体制和经济秩序的需要，树立现代企业科学管理思想，认识到技术档案是企业的重要资源，是管理决策的基础，是企业管理的有效工具。管理好工程技术档案，有利于经营决策，如借鉴施工过的施工组织设计，可快速参与新的类似工程的投标竞争；有利于整合生产要素，降低工程成本，如参考已往的项目管理经验和工程总结，结合新的工程实际实现管理不断创新；有利于技术创新、提高工程和服务质量，如便捷地采用过去的“四新”资料，在即将开工的工程中实施持续改进；有利于维护企业的合法权益，如利用可追溯的各种技术文件、质量记录去#p#副标题#e#应对工程质量事故、纠纷、索赔。
　　2、建立健全工程技术档案管理体系。公司应设各级专职的技术档案管理员，及子、分公司应设专（兼）职的资料员，项目部应设兼职资料员，形成三级管理网络。公司总工程师或副总工程师，分公司的主任工程师或分管技术的副经理，项目部的工程师或技术员分别负责领导监督各级的工程技术档案管理，并对相应人员进行档案管理业务的有效培训和明确各自的职责权限。
　　3、制定切实可行的工程技术档案管理制度。实行“统一领导、分级管理、定期检查、年终考评”的办法。
　　一做好三个“结合”，（1）与ISO9000认证的内部审核相结合，在实施文件和资料控制程序时，细化工程技术档案管理内容，与内审同步进行审核；（2）与工程交工验收相结合，以工程质量记录为主线，延伸到技术、安全、材料、设备等工程管理方面，在工程项目竣工时，由公司主管部门组织专业大检查；（3）与企业承包经营相结合，把工程技术档案管理纳入一定的指标和考核内容，年终承包考核时进行奖罚兑现。
　　二要明确工程档案责任人。就是要明确工程档案管理的主管、有具体负责人。因此，除了要以文件或正式通知的形式明确具体负责单位外，还要做到“三专”，即“专责、专职、专业”。专责，即由一名领导对整个工程建设的档案的接收、保管、借阅等方面工作进行全过程管理，业务上指导，工作上把关，责任上负责；专职，就是要指派责任心强、综合素质高的同志，专门负责档案的收集、整理等方面工作，确保整个工作有较好的延续性；专业，就是要体现出档案管理的专业性。档案管理是一种综合性很强的学科，涉及到技术、物理、化学、法律等多门学科，档案管理员既要管，更要理，决不是一个保管员。为此，应选派具有较强专业知识的人员负责此项工作，做到高起点、严要求，以利于工程档案管理的规范化和标准化。
　　三明确工程档案管理模式
　　1、工程档案管理的接收
　　在接收上，要突出三个方面工作。及时性，工程档案的承接人员是第一责任人，承接单位的领导是主要责任人，承接单位在第一时间内通知相关专业的验收人员、资料使用部门或单位以及具体负责档案管理人员参加统一验收和接收；阶段性，在一个技术项目完成或告一段落后，负责单位要及时整理项目系统资料，由技术主管审查后及时向档案管理部门移交归档，交接双方应按规定办理交接手续，并签字归档备查；完整性，在因为运输原因造成工程档案破损、缺失，接收单位应以书面形式向档案管理部门说明情况并及时与工程档案来源单位沟通、增补缺失部分，确保工程档案正常使用的需要。
　　2、工程档案的保管上，同样也要突出做好三个方面的保证。安全性，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》的规定，将工程档案的原件统一由档案管理部门保管并存放于安全保密场所，做到防火、防盗、防毒、防虫、防潮及档案室内的清洁通风；科学性，工程档案的管理人员应依据档案类型，进行分类、编目、登记、统计和严格管理，编辑《档案查阅目录》，做好数据库的建立和整理工作，做到档案实体定位存放、妥善保管，方便利用，数据库准确无误，及时更新；合法性，工程档案是集团的宝贵财富，任何单位和个人都无权占为己有。因此除因工作确需要保存本单位的工程档案，可以由单位提出申请，单位领导签字确认，并报请单位主管领导审批，履行相关手续后，方可留存资料复印件。留存工程档案的单位主要领导是该档案保密工作的第一责任人，必须要指定专人负责，建立完备的借阅查阅制度，保证该工程档案在工程建设以及日后的生产、维护和检修工作中发挥应有的作用。
　　四、明确工程技术资料管理范围，以便规范各级管理人员收集、立卷、编目、鉴定、归档行为。根据国家和行业有关规定及施#p#副标题#e#工企业的实际，大体上应包括以下范围：图纸会审；工程地质勘察报告、工程测量定位记录及复核单；开工报告与审批资料；单位、分部、分项工程划分文件；施工组织设计；施工技术方案及特殊工序施工技术措施；技术交底书；(施工总平面图；设计变更与材料代用单；施工技术问题与质量事故处置记录；现场协调会议纪要；设备、原材料、半成品合格证及各种检验、测试记录；隐蔽工程记录；工序交接记录；施工日志；工程技术核对；预试车记录；中间交接记录；竣工报告与工程验收书；竣工图；工程回访单；工程设计、预算、施工预算、工程决算；“四新”应用鉴定资料及审定的各级工法；有关工程的照片、录像带、录音带、软盘等各种媒体资料；工程所获荣誉资料（奖杯、奖牌、证书或文件及其他载体）；施工技术小结及工程总结；其他需要收集整理的资料。
　　五、档案部门变被动为主动，适应公司快速发展的生产、经营需要。探索档案管理现代化，尽快将档案管理升级到相对统一、符合规范的、高优越性能档案资源管理系统，为档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件，最大限度地开发和运用计算机技术为公司各项工作服务成为我们档案工作的重要内容。
　　对于工程档案的管理只要企业各级领导高度重视，专兼职管理人员认真负责，广大员工积极配合，严格执行有关企业法规，辅以现代化的管理手段，常抓不懈，持之以恒，就一定能把施工企业的工程技术档案管理工作搞好，为企业持续发展作出贡献。