浅谈电算化下企业内部会计的控制__墨水学术,论文发表,发表论文,

所属栏目：财会论文范文发布时间：2011-02-25浏览量:204

副标题#e#【摘要】会计电算化的发展在给企业会计核算带来方便、快捷的同时，也给企业内部控制带来了极大的冲击。本文主要分析、研究会计电算化对会计业务内部控制的影响，并以此为基础探讨企业必须建立健全会计电算化信息系统内部控制的制度建设问题，以确保财会实行电算化后的系统正常、安全、有效地运行。
　　【关键词】会计电算化，企业会计，内部控制，会计数据
　　一、前言
　　会计电算化在企业的广泛运用在给企业会计核算带来方便、快捷的同时，也给企业的内部控制带来了严峻的挑战。内部会计控制是指由企业制定，目的在于保护资产，保证会计资料的可靠性和准确性、提高经营效率、推动管理部门所制定的各项政策得以贯彻执行的组织计划和互相配套的各种方法及措施。为了保证会计信息的真实、正确、完整和及时，保证会计处理程序和方法符合国家会计制度的有关规定，保护企业单位财产的完整性，企业必须建立健全会计电算化信息系统内部控制的制度。
　　二、 企业加强电算化内部会计控制的必要性
　　1、操作和存储形式的变化加大了会计信息系统的风险
　　在手工会计信息系统中，会计人员之间很自然地形成一种互相制约、互相监督关系；会计核算信息记录在纸上，直观性较强，不同的笔迹也可作为控制的手段；记录在凭证、账簿、报表等纸介质上的跨及记录记忆勾稽关系较为明确。而在电算化信息系统中，易于辨认的审计线索，如笔迹、印章等已无处可寻；会计信息被存储在磁盘、软盘等磁介质上，容易被改动且不易被发觉；磁介质易损坏、会计信息存在丢失或毁坏的危险。
　　2、内部稽核作用被削弱
　　在手工会计信息系统中，每笔业务操作都必须严格遵循监督制约机制，如业务经办都必须严格遵循监督制约机制，如业务经办与授权批准控制、收付款与会计记录分离控制等，形成严密的内部牵制制度。会计电算化后，许多业务处理程序由计算机完成，一些内部牵制措施无法执行，导致内部控制效率降低，内部稽核的作用被削弱。
　　3、会计工作质量依赖于计算机系统的可靠性和会计人员的操作水平
　　手工会计信息系统下，会计工作质量取决于会计人员的专业水平和职业道德水平。传统会计信息系统建立在大量时间的基础上，积累了丰富的实践经验，并形成了一整套完整的管理制度。在会计电算化信息系统下，操作环境的改变使传统内部控制方法难以发挥作用，会计工作质量与计算机系统的可靠性和会计人员的操作水平关系密切。一旦系统由于自身或操作员的失误而崩溃，就可能使会计工作陷入瘫痪。
　　三、 企业电算化下企业内部会计控制主要存在的问题
　　1、人员素质
　　企业人员业务素质和道德素质是决定内部会计控制的制度执行效果的重要因素。因为内部控制无法防止工作人员由于业务水平差、计算机操作应用能力低下而出现的失控，更不能防止工作人员粗心大意、精力分散、理解错误、判断失误等情况的发生。同理，内部控制的制度作为企业管理的组成部分，理所当然地要按照管理人员的意图进行，这样一来，也就很难避免企业内部管理人员的滥用职权、蓄意营私舞弊的行为发生。
　　2、设施配备与操作
　　现实中不少企业没有配备专门用于会计核算的计算机，尤其是一些中心企业或基层核算单位，往往是财务、行政、认识、工程预决算共用一台计算机，更别提按有关电算化规定配备专门机房及设施了。目前，国家财政部将持有电算化上岗证作为会计从业的必要条件，但在计算机技术及软件技术调整更新非常快的现在，企业对会计信息化专业人员的培训却相对滞后很多。
　　3、会计数据输入与控制
　　有些企业在使用软件设置操作人员时，对姓名，权限及密码的设置要求不一，各操作人员的权限及密码没有互相联系，职权也不是非常明确。有的企业制定了很多电算化内部控制方面#p#副标题#e#的规定，但实际上在操作人员的相互独立、职权明确方面没有严格执行有关规定，给内部控制造成很大的隐患。审计人员审计时就曾发现个别企业存在会计输入、修改凭证功能与审核功能是由相同的操作人员在进行，或者一个操作人员能够以不同的身份进行凭证输入、修改凭证及凭证审核，因而失去了对记账凭证输入的合理性、合法性的监督和控制。
　　4、会计数据审核处理与控制
　　原始凭证要素填写不全是企业会计中经常发生的实际问题，如购货发票缺少品种、数量、单价要素、住宿费、餐费发票缺少日期、内容等要素，仅一个金额列示，如此等等。而初始审核时由于会计不相容职责没有完全分开，即使原始单据有问题，因为审核、制单、记账均由一人完成、所以也不能及时更正。甚至于由于操作人员对软件的应用程度有限，以至于不能用软件自动完成银行对账并产生银行存款余额调节表，不能熟练掌握应用软件完成会计报表的定义和自动生成工作。
　　5、会计数据输出与控制
　　一些企业对凭证、账簿、报表的打印没有严格授权控制，对凭证、账簿、报表的查询也没有设定严格的授权控制，无法保证会计人员不越权操作。
　　6、会计数据安全
　　有些企业在发生突然断电、病毒侵袭等意外时，由于没有设置断电保护装置或预装反病毒软件等，而无法使软件恢复到最近状态。还有部分企业不能做到专机专管，机房管理不严格，未完全杜绝无关人员使用计算机设备，有使用外来未经检查磁盘的现象，削弱了会计软件系统数据的安全性。
　　7、内部控制制度
　　有些企业的会计主管人员对内部控制的重要性认识不足，存在侥幸心理，未能构建严格的内部控制制度。这些企业往往缺乏必要的上机操作等级制度，或上机操作登记制度流于形式，实际执行效果一般。而在会计档案的管理上，部分企业没有存放往年资料的软盘，对软盘的定期检查、定期复制工作也不到位。
　　四、 强化电算化下内控会计制度的有效性措施
　　1、 要做好管理基础工作，尤其是会计基础工作
　　管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法，以及较完整的规范化的数据；会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。
　　2、 加强操作程序的控制
　　制定相应的上机守则与操作规程，是操作控制制度化的具体体现。上机守则主要是对电脑机房内工作所作的一般性规定。操作规程则是提出了计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求，包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。这些制度并不是一成不变的，还必须随着经营的变化而不断修改完善。只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生，从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。
　　3、 加强人员职能及权限的控制
　　必须制定相应的组织和管理控制制度，明确职责分工，加强组织控制。职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离。用户部门指产生原始数据的部门或人员（如出纳），在这两者之间进行职责分工的目的，是尽可能保持不相容职能（如业务授权、执行、保管和记录）的分离，以及在电算化部门内部的职责分离。通过进行内部职责分工，以补救不相容职能集中化的不足。
　　4、 加强系统安全与网络的安全控制
　　加强系统安全控制的主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方面入手。主要的控制措施包括：（1）订立内部操作制度，禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑；（2）设置操作权限限制；（3）操作人员身份的密码控制；（4）数据存储和处理相隔离；（5）机房的工作环境#p#副标题#e#保护。网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。针对这些方面，可采用一些安全技术，主要包括：数据加密技术，访问控制技术，认证技术等。网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的问题，尽量使用光纤传输，接入口应保密。通过上述技术可基本确保财务信息在内部网络及外部网络传输中的安全性。
　　5、 加强内部审计
　　内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度安排。内部审计必须包括以下几个方面：（1）以会计资料定期进行审计，电算化会计账务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合有关内控制度，凭证附件是否规范完整等；（2）审查电子数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应及时调整；（3）监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；（4）对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。
　　6、 要提高会计人员计算机操作业务素质
　　要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。企业应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行，掌握计算机先进技术，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。
　　7、 要做好电算化会计档案管理工作。
　　为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。